Bekerja di mana pun, jika tidak dibarengi dengan strategi yang benar, hasilnya tentu tidak akan baik. Oleh karena itu, Anda perlu mengetahui tips bekerja maksimal dengan konsep virtual office agar hasil kerja menjadi lebih optimal.

Dengan parahnya kemacetan di Jakarta yang memakan banyak waktu di jalan, memiliki virtual office memang menjadi salah satu opsi yang nyaman. Apalagi dengan anggota tim yang berdomisili di berbagai daerah yang berbeda. Bekerja dalam proyek dan tujuan yang sama, tetapi dari lokasi dan waktu berbeda jadi solusi terbaik.

1. Bekerja dengan Disiplin

Tak adanya aturan untuk datang pada waktu tertentu bukan berarti kita boleh seenaknya saat bekerja. Justru, dengan kebebasan tersebut, kita lebih mampu menentukan prioritas. Apakah ingin kita menyelesaikan laporan atau bertemu klien terlebih dahulu, semua itu tergantung pada target yang telah kita tentukan. Tidak perlu menunggu atasan menegur supaya segera menyelesaikan pekerjaan. Justru, dengan konsep kerja baru ini, kita menjadi lebih fleksibel sehingga produktivitas pun semakin meningkat. Jadi, tentukan jam kerja dan target, kemudian patuhi ketentuan itu sebaik mungkin.

2. Memiliki apps/program Project Management

Tim yang tidak bertemu di dunia nyata harus punya sistem di dunia maya yang bagus untuk berkomunikasi dan bekerja sama. Tentukan program itu bersama, misalnya Slack untuk team chat, Dropbox untuk file sharing, dan Skype for Business untuk video conferencing. Tanpa berbagai software/apps tersebut, hasil kerja dan komunikasi tim kita bisa berceceran. Meskipun setiap anggota bekerja dengan baik, ingat hasil yang dicapai adalah dengan kebersamaan bukan kehebatan masing-masing.

Hal utama yang tidak boleh dilewatkan oleh pekerja dalam konsep virtual office adalah selalu memperhatikan notifikasi. Karena tidak lagi bekerja di ruang kantor permanen, pertemuan di dunia maya sangat penting. Jangan sampai Anda melewatkan berbagai informasi penting dari teman kerja karena tidak memantau notifikasi dengan teliti.

3. Jangan Menutup Diri

Bekerja di tengah kerumunan bisnis sebenarnya menguntungkan. Bagaimana tidak, kita dapat langsung berjejaring dengan bermacam orang dari berbagai bidang pekerjaan. Besar kemungkinan, orang yang kita temui setiap hari berbeda. Jika dimanfaatkan dengan baik, peluang ini akan membuat kita memiliki lebih banyak relasi.

Hal yang perlu dilakukan adalah menyediakan waktu untuk berinteraksi dengan orang lain, misalnya yang bekerja di coworking space yang sama. Bukalah pikiran untuk menerima ide-ide baru, bahkan perbedaan pandangan. Namun, jangan sampai keinginan untuk berkenalan dengan pekerja lain membuat tugas utama kita terbengkalai atau mengganggu waktu orang lain untuk bekerja.

4. Jaga Profesionalitas

Tidak memiliki kantor sendiri bukan berarti kita bebas dari kewajiban menjaga nama baik perusahaan. Bagaimanapun, kita menyandang nama perusahaan, baik ketika bertemu dengan klien maupun orang lain dalam situasi bisnis. Oleh karena itu, kita tidak boleh bersembunyi di balik kebebasan dan menjadikan itu alasan untuk melakukan hal-hal yang tidak terpuji. Masalah yang pernah kita timbulkan bisa jadi mencoreng nama perusahaan. Jagalah profesionalitas dengan sebaik-baiknya sekalipun tidak ada yang melihat.

5. Usahakan untuk bertemu tatap muka/hangout.

Jika tim kamu ada dalam kota yang sama, usahakan untuk tetap bertemu. Misalnya dengan hangout setelah jam kerja, makan siang bersama, atau coworking day di rumah salah satu anggota atau di Virtual Office sebulan sekali. Ini akan mengingatkan bahwa kita bekerja bersama orang sungguhan yang saling peduli. Bekerja sendiri setiap waktu dapat membuat kita merasa sendirian, meski kita melewati hari yang sangat produktif. Manusia adalah makhluk sosial yang membutuhkan kontak manusia lain, yang kadang hanya berupa candaan atau tawa teman sekantor. Jika rekan kita berada di kota atau bahkan negara lain, usahakan untuk mengadakan video conference, untuk memastikan semua berada dalam jalur yang sama.

Setidaknya, 5 hal inilah yang patut kita perhatikan ketika bekerja di sebuah kantor virtual. Dengan menjalankannya, hasil yang didapatkan pun jauh di luar ekspektasi. Salah satu contoh penyedia jasa virtual office adalah East Square yang dapat memberikan layanan penuh, di mana selain jasa Virtual Office, juga menyediakan meeting dan conference room yang selalu dalam keadaan rapi sehingga Anda dimanjakan dengan fasilitas yang sesuai dan berbagai pelatihan yang dapat mendukung dan membuat bisnis Anda tumbuh lebih cepat.

Dari berbagai sumber