Situasi pandemi Covid-19 membuat hampir semua perusahaan melarang karyawannya bepergian dan banyak orang harus bekerja dari rumah. Namun tak semua orang terbiasa melakukan rapat virtual. Jadi bagaimana agar rapat virtual kita maksimal?

Untungnya pandemi ini terjadi di abad ke-21, di saat jaringan internet sudah cukup memadai bagi sebagian besar orang. Sulitnya bertemu secara langsung ini membuat online meeting menjadi alternatif bagi kita. Memang kita tahu bahwa berjejaring, membuat keputusan, produktivitas hasil kerja lebih tinggi jika bertatap muka. Nah menghadapi tantangan ini, ada beberapa cara memastikan komunikasi dan cara kerja baru ini tidak memperlambat atau menghalangi kinerja tim secara keseluruhan.

Pernahkah anda mengalami situasi di bawah ini:

• Saya berada di rapat yang tidak perlu saya hadiri, tetapi kehadiran adalah wajib
• Tidak ada partisipasi dari anggota rapat
• Hanya ada 1-2 orang yang mendominasi rapat
• Rapat berlangsung lama dan berlarut-larut
• Di akhir rapat orang masih bingung apa yang harus dikerjakan

Rapat Virtual memang membutuhkan teknik yang sedikit berbeda dengan pertemuan tatap muka, ditambah dengan keadaan di rumah yang menyebabkan banyak gangguan. Berikut ini ada 5 ide agar membuat rapat virtual kita efisien:

1. Pastikan rapat memang perlu dilakukan

Kenyataannya tidak semua hal harus “dirapatkan” atau dibicarakan langsung. Fungsi dasar rapat adalah berdiskusi, berkolaborasi, memberikan masukan. Jika hanya perlu memberikan update, kirimkan email atau video yang berisi update tersebut, dan untuk memastikan mereka melihatnya, minta anggota tim kita menjawab atau memberikan masukannya masing-masing.

Jika memang diperlukan rapat, pastikan hanya yang berkepentingan yang hadir. Anggota tim lain cukup diberikan ringkasan atau notulen di akhir rapat itu.

2. Buat peraturan yang jelas

Teknologi yang dipakai harus sama dan menunjang, entah itu Zoom, Google Hangout, Whatsapp Video Call, atau apapun, dan pastikan semua anggota tim punya akses internet yang memadai. Ada baiknya mengirimkan agenda rapat sebelum dimulai, berikan di dalamnya link ruang rapat, waktu, durasi, tujuan, hal-hal yang perlu dipelajari, sehingga rapat kita jelas dan terarah. Jika Anda ingin orang mengetik di kolom Q&A untuk memberikan pertanyaan, jelaskan di awal. Selain itu, semakin pendek jadwalnya semakin baik. Pastikan semua sudah hadir pada waktu yang ditentukan sehingga tidak perlu mengulang bagi yang terlambat.

3. Buat setiap orang berpartisipasi

Sebelum rapat di dunia nyata, biasanya ada obrolan singkat sambil menyeruput kopi sebelum rapat dimulai. Jangan tinggalkan hal ini demi efisiensi. Bahkan jika perlu, buatlah ice breaker singkat sebelum rapat dimulai untuk membangun koneksi dengan semua orang.

Begitu rapat dimulai, pastikan semua kamera dan mic setiap orang menyala jika memungkinkan, sehingga peserta rapat fokus dan benar-benar “hadir”, alias tidak sambil browsing atau buka email, tidak pergi ke kulkas atau ke toilet. Berikan tugas pada orang berbeda untuk membawakan tiap topik presentasi dan berbagai tugas lainnya: ada yang mencatat notulen, yang merekam video, dan sebagainya. Berikan pertanyaan atau minta opini tiap individu yang hadir. Dengan begitu, semua orang akan lebih menghargai waktu yang disediakan dan memaksimalkan waktu yang ada.

4. Gunakan alat bantu visual dan kolaborasi

Ini tidak berarti kita memberikan slide demi slide berisi data dan fakta saja, namun gunakan alat berkolaborasi virtual seperti OneNote Share, Google Docs, Microsoft Teams sehingga semua peserta dapat melihat hasil diskusi dan poin utamanya. Pecahkan suasana dengan video TIkTok, latar yang lucu, atau gunakan kostum unik untuk menarik perhatian dan tentunya yang berhubungan dengan bahan rapat Anda.

5. Berikan hasil rapat & follow up

Setelah pembicaraan, jangan lupa ulang kembali poin-poin utama hasil diskusi, entah itu keputusan atau hal yang harus dilakukan. Ini berguna agar kita semua memiliki cara pandang dan pengertian yang sama. Bila perlu kirimkan notulen ke email setiap peserta. Dan terakhir, evaluasi hasil tersebut, mana yang telah dijalankan, minta masukan bagaimana berbagai pekerjaan ini agar dapat diselesaikan dengan lebih efektif.

Jadi, itulah EastSquareTips untuk membuat rapat kita jelas dan terarah, dan tentunya tips-tips ini dapat digunakan juga untuk pertemuan yang diadakan secara langsung. Selamat mencoba!